Обоснование штатного расписания образец

Изменение штатного расписания: порядок действий при увеличении оклада, переименовании, сокращении и введении новых должностей, образцы приказов

Обоснование штатного расписания образец

Работникам бухгалтерских и кадровых служб полезно узнать, каков порядок действий для изменения существующего штатного расписания и есть ли общие правила внесения подобных изменений.

И также необходимо выяснить, какими документами оформлять увеличение и изменение оклада, переименование, сокращение и введение новых должностей.

Разберём нюансы, связанные с изменением штатного расписания, и предоставим образец приказа для их фиксирования.

Изменение штатного расписания в 2017 году: обоснование причин

Штат компании — непостоянная величина. В зависимости от текущей ситуации на рынке и стратегических планов фирмы численность персонала может меняться.

Поэтому практически каждый год возникает необходимость оформить изменения правильным способом.

Чтобы переименовать уже имеющиеся должности, осуществить вывод лишних сотрудников за штат или нанять дополнительный персонал, нужно не только получить на эти действия распоряжение руководителя, но и верно оформить сделанные рокировки.

Штатное расписание (ШР) — это кадровый документ компании, в котором содержится список всех возможных величин. С ними предстоит работать сотруднику при оформлении изменения численности того или иного отдела (или структурного подразделения).

Как правильно оформлять: нумерация, название должности, количество ставок

Именно так выглядит грамотно оформленное штатное расписание

Кто может изменять штатное расписание

Вывести должность из ШР или добавить её, сократить или увеличить численность можно только по согласованию с учредителем компании. Обязанности по актуализации штатного расписания обычно возлагаются на юриста или работника кадровой службы. Несложно догадаться, что на каждый отдельно взятый отдел следует оформить своё расписание.

Докладная записка — основание для замены

Чтобы внести необходимые изменения в уже имеющееся ШР, заинтересованному сотруднику следует составить ходатайство своему непосредственному руководителю. В нём необходимо назвать веские причины для подобного мероприятия и указать на связь между планируемыми новшествами и повышением эффективности работы сотрудников.

Основные категории расписания

Вот перечень обязательных величин, которые должны указываться в обязательном порядке в этом документе:

  • структурные подразделения;
  • специальности;
  • должности;
  • профессии;
  • квалификации;
  • ставки;
  • число штатных единиц;
  • размер оплаты труда.

Оптимизация: исключение и добавление должностей

Что делать в случае, если появляется необходимость внести определённые исправления в штатное расписание? Эти корректировки могут быть вызваны любыми серьёзными изменениями внутри самого отдела. Например, введением новых должностей или сокращением старых, изменением зарплаты сотрудников и так далее.

Процедура изменения: уменьшение или увеличение количества штатных единиц

Ниже представлены основные способы внесения корректировок в штатное расписание:

  • можно издать соответствующий приказ (для незначительных поправок);
  • если речь идёт о гораздо более серьёзных изменениях, то можно составить другое расписание с новым регистрационным номером (следующим по счету, например, штатное расписание для отдела А №2).

Ниже представлен образец того, как может выглядеть приказ об изменении штатного расписания. Подготавливают его генеральный директор, начальник заинтересованного отдела, начальник отдела кадров.

Образец приказа на введение новых должностей

Образец приказа о внесении изменений в действующее ШР

Изменения в документы работников необходимо ввести в следующих случаях:

  • переименование должности;
  • перевод;
  • переименование отдела;
  • возложение дополнительных обязанностей;
  • изменение окладов.

Как правило, в таких случаях издаются соответствующие приказы. Ниже представлен пример подобного документа.

Приказ о переименовании должности

Приказ о переименовании должности необходимо составлять на каждого работника

Кроме того, некоторые изменения вносятся и в трудовую книжку работника (например, перевод на вышестоящую должность или её переименование). Ниже представлен пример подобной записи.

Внесение записи о переименовании должности

Запись в трудовой книжке о переименовании должности подтверждается ссылкой на соответствующий внутренний документ

Обязательно ли учитывать согласие работников на внесение изменений в штатное расписание? Смотря с чем связаны эти изменения.

Например, для повышения по должности или изменения рабочего графика необходимо согласие работника.

Если речь идёт о переименовании должностей или названия отдела, которое не влечёт за собой изменение служебных обязанностей работника, то здесь его согласие не требуется.

для кадровика: как изменить штатное расписание в 1С

Штатное расписание — это специальный документ, где содержится список всех возможных величин, с которыми предстоит работать работодателю при оформлении персонала того или иного отдела (или структурного подразделения).

Добавление, переименование и упразднение должностей могут быть вызваны любыми более или менее серьёзными изменениями внутри самого отдела.

Как правило, в случае изменения штатного расписания необходимо вносить изменения в личные документы работников.

Источник: https://xn-----7kcbekeiftdh9amwkb4d2o.xn--p1ai/prikaz-o-vnesenii-izmeneniy-v-shtatnoe-raspisanie.html

Уведомление о переименовании должности (образец)

Обоснование штатного расписания образец

Наряду с изменением трудовой функции работника, переименованием организации, в которой он работает, изменением размера его зарплаты, смена названия должности сотрудника означает изменение условий трудового договора. Такие преобразования, как переименование должности, могут происходить в связи со сменой определенных условий работы, для более современного звучания и т.п.

До того, как внести новое название в штатное расписание, работника необходимо уведомить о предстоящих изменениях. Уведомление о переименовании должности необходимо направить работнику не позднее, чем за два месяца.

Сделать это необходимо и в случае, если изменения происходят по согласию обеих сторон, и в случае, если инициатива внесения изменений принадлежит работодателю.

Между сторонами трудового договора, даже если новое название должности не затрагивает трудовую функцию сотрудника, заключается допсоглашение.

Итак, оформляем правильно изменение наименования должности: прежде, чем издавать приказ о том, что должность будет переименована, и вносить изменения в штатное расписание, требуется оповестить работника о предстоящих изменениях (лично или письмом с уведомлением). Давайте разберем, как правильно составить уведомление.

Поскольку для уведомления не предусмотрено утвержденной формы, данный документ работодатель составляет самостоятельно. В «шапке» документа необходимо обозначить ФИО работника, которому он предназначен, дату составления документа.

Уведомление об изменении должности (образец уведомления смотрите ниже) в основной части документа содержит следующую информацию:

  • Прежнее наименование должности, новое наименование;
  • Причину, вызвавшую необходимость изменений;
  • Дату вступления изменений в силу;
  • Сведения о том, что другие условия труда сотрудника остаются без изменений;
  • Подпись руководителя либо уполномоченного лица (например, начальника отдела кадров).

В основной части документа целесообразно предусмотреть строку для выражения согласия или несогласия работника с предстоящими новшествами.

Уведомление работнику о переименовании должности составляется в двух экземплярах, по одному для работника и работодателя. На экземпляре работодателя должна стоять подпись работника о том, что второй экземпляр документа им получен.

После уведомления работника о новом названии его должности, работодателю необходимо переименовать должность в штатном расписании. Приказ издается работодателем с обязательным обоснованием переименования.

Приказ об изменении должности работника (образец)

Унифицированная форма документа не утверждена – работодатель самостоятельно составляет документ. В «шапке» приказа указывается наименование организации, дата оформления документа и порядковый номер.

Приказ о переименовании должности в штатном расписании обязательно содержит обоснование для производимого переименования. В приказе стоит указать следующую информацию:

  • Дата внесения изменений в штатное расписание;
  • Изменение должности: указать прежнее наименование должности и наименование, на которое его хотят изменить;
  • Указание, что к трудовому договору работника будет заключено дополнительное соглашение об изменении должности;
  • Указание о том, что в трудовую книжку, личную карточку и иные кадровые документы (если это необходимо) будут внесены изменения.

Приказ о переименовании должности содержит графу для проставления работником подписи, подтверждающей факт ознакомления с приказом. Приказ должен быть подписан руководителем организации или уполномоченным им лицом.

Когда приказ об изменении наименования должности работника будет издан, а работник с приказом ознакомлен, необходимо заключить с ним дополнительное соглашение. Образец дополнительного соглашения об изменении должности, его должен содержать новое название должности, реквизиты приказа о внесении изменений и трудового договора, дату начала действия изменений.

Приказ о переименовании должности в штатном расписании: образец

Итак, должность переименована.Запись в трудовой должна быть сделана или нет? Отдельного порядка внесения подобной записи не предусмотрено, поэтому можно действовать по аналогии с записью о переименовании организации.

Переименование должности без изменения трудовой функции, пример:

«Должность “специалист по маркетингу” с 01.08.2018 г. переименована в “менеджер по маркетингу”».

Во избежание проблем с трудовой инспекцией, работодатель должен соблюдать порядок переименования должности. Получив уведомление, работник может отказаться работать в новых условиях.

Тогда работодатель обязан предложить ему другую работу (ст. 74 ТК РФ). В случае, если вакантные места отсутствуют или работник отказывается от другой работы – работодатель оформляет увольнение (п. 7 ч.

1 ст. 77 ТК РФ).

Источник: https://spmag.ru/articles/uvedomlenie-o-pereimenovanii-dolzhnosti-obrazec

Штатное расписание

Обоснование штатного расписания образец

В этой статье мы подробно расскажем о том, зачем штатное расписание нужно компаниям, как его правильно составлять и, конечно, приведем пример заполненного бланка штатного расписания.

Штатное расписание – это документ, который включает в себя информацию о структуре предприятия, его кадровом составе и должностных окладах сотрудников. Штатное расписание необходимо для всех государственных и коммерческих предприятий, но несмотря на это очень многие компании пренебрегают его оформлением. 

Зачем нужно штатное расписание

В штатном расписании содержится много полезной информации, которая удобно собрана в одном документе:

  • Все должности, существующие в компании
  • Прописана структура организации, в том числе зарплаты или тарифные разряды сотрудников

На основании этой информации руководители и менеджеры отдела кадров имеют возможность эффективно делать кадровые перестановки без риска трудовых споров.

Помимо этого, штатное расписание помогает упростить пересчет зарплаты сотрудников.

 
Если штатное расписание в компании оформлено правильно, то оно помогает быстрее и эффективнее работать с другими документами, сверяться по нему и избегать ошибок.

Обязательно или нет?

Очень важен вопрос об обязательности штатного расписания. Рассмотрим, что говорит закон:

С одной стороны, решение о наличии или отсутствии штатного расписания должна принимать компания, в соответствии со своими запросами. А с другой стороны, упоминание в ХКУ говорит о важности такого расписания.

Учитывайте то, что компании сами устанавливают систему начисления зарплат и бонусов; структуру и должности – это прописывается в коллективном договоре. Однако сопоставление должности с окладом указывается только в штатном расписании.

  • Письмо Минтруда №162 однозначно настаивает на необходимости штатного расписания “для урегулирования и обеспечения прав работников на труд, защиту от незаконного увольнения и оплаты труда”.

Таким образом, штатное расписание – это важный и обязательный документ для каждой компании. Его отсутствие может привести к административной ответственности, согласно с 1 частью статьи 41 Кодекса Украины об административных нарушениях: наложение штрафа от трех до десяти необлагаемых минимальных налогов граждан. 

Правила составления штатного расписания

Штатное расписание оформляется исходя из внутренней структуры компании, различных документов, бюджета на зарплату сотрудников и т.д. Это значит, что штатные расписания разных компаний будут сильно отличаться. И даже у одной компании в течение года оно может измениться, например, из-за создания нового отдела, найма новых кандидатов, открытия должности.

Утверждается расписание в начале года приказом об утверждении. Срок действия штатного расписания – один календарный год.

Сложность составления штатного расписания, особенно для коммерческих компаний, состоит в том, что по правилам необходимо указывать унифицированные должности из официального перечня, а некоторые современные профессии там не указаны. Ниже мы разберемся с основным правилами составления штатного расписания для коммерческих и государственных организаций. 

Наименование структурных подразделений и должностей

Для указания названий отделов нет никаких особых ограничений, но, как правило, одни делятся на две большие категории:

  • Административный аппарат: руководители, бухгалтерия, отдел кадров
  • Рабочий аппарат: все сотрудники или сотрудники по отделам, например, маркетинга, экспорта и т.д.

Что касается наименования должностей, дело обстоит сложнее. Каждая должность должна быть указана с номером, соответствующим должности в Классификаторе профессий. Этот же номер указывается в трудовых книжках сотрудников, поэтому важно, чтобы код из трудовой был таким же, как и код в штатном расписании.

Если должность сотрудника включает функциональные обязанности нескольких профессий, указанных в Классификаторе – нельзя объединять две должности в одну.

В таких ситуациях следует прописать в документе обе должности и указать, что сотрудник их совмещает. Также не стоит забывать, что за совмещение работнику полагается надбавка.

Обратите внимание, что это не касается двойных должностей, которые написаны в Классификаторе профессий через дефис, например, секретарь-машинистка.

Помимо прочего должны быть указаны:

  • Все возможные на предприятии должности (как для штатных сотрудников, так и те, на которых можно совмещать или работать удаленно).
  • Вакантные должности, поскольку на основе расписания формируются планы набора сотрудников и бюджет для этого.

Количество сотрудников и штатных единиц

В штатном расписании используется такое понятие, как “штатная единица”. Это относится не непосредственно к сотруднику, а к количеству его обязанностей. Например, если в графе штатная единица указано 0,5 — значит сотрудник работает неполный день или совмещает должности.

  • Количество основных сотрудников рассчитывается исходя из сложности выполняемой работы и количества создаваемого продукта.
  • Для расчета количества вспомогательных рабочих используются нормы обслуживания, которые зависят от размера помещений, количества техники и т.д.

Численность персонала зависит от структуры аппарата управления компании и нормативов численности, если такие имеются.

Установление окладов

Рассмотрение размера окладов стоит начать с коллективного договора, где должна быть прописана зарплатная вилка (минимальная и максимальная зарплата) для каждой должности. А вот точная сумма, которую получает каждый из сотрудников на своей должности, указывается именно в штатном расписании. 

Зарплата сотрудников не должна быть меньше суммы, установленной государством, как минимальная заработная плата.

При расчете важно также учитывать количество штатных единиц: если сотрудник работает на полставки – его ЗП должна быть не менее половины минимальной, а если на 1,5 ставки, то, соответственно, – 1,5 минимальной зарплаты.

Обратите внимание, мы говорим о минимально допустимых размерах окладов сотрудников, а не о рекомендациях, касательно ЗП.

Некоторые категории сотрудников имеют право на доплаты и надбавки. Эта возможность и размер таких бонусов регулируются внутри компании.

Утверждение штатного расписания

Для того чтобы штатное расписание вступило в силу, его необходимо утвердить. Утверждается документ приказом руководителя. Для приказа нет предписанной формы, поэтому составляться он может в произвольной форме, но, конечно, с учетом стандартов оформления документации. 

Что обязательно должно быть в приказе об утверждении штатного расписания:

  • Название документа
  • ФИО руководителя
  • Дата, с которой расписание вступает в действие
  • Дата подписания

Внесение изменений в штатное расписание

В штатное расписание могут быть внесены изменения в следующих случаях:

  • Увольнение или найм сотрудников
  • Изменение размера зарплаты
  • Изменение названий должностей, переформирование отделов и другие изменения в условиях труда

Есть два способа изменить какую-либо информацию в штатном расписании:

  1. Создать и утвердить новое штатное расписание.
  2. Внести изменения в существующее расписание приказом.

Для того чтобы внести изменения, составляется соответствующий приказ, по форме аналогичный приказу об утверждении расписания, но в нем обязательно должны быть указаны причины внесения этих изменений.

Основания для внесения изменений:

  • Оптимизация организационной структуры компании
  • Реорганизация
  • Изменение объемов работы
  • Проведение мероприятий, направленных на улучшение работы компании или ее отделов

Количество изменений, которые можно внести в годовое штатное расписание не ограничивается.

По какой форме составляется штатное расписание в 2019 году

Для предприятий, которые финансируются из бюджета существует две, утвержденные Минфином формы – обычна и типовая. Для коммерческих предприятий нет обязательной формы.

Официальные формы включают информацию о наименованиях и структурах должностей и отделов, количестве сотрудников, размере заработной платы и бюджете на оплату труда сотрудникам за месяц. 

Несмотря на то что коммерческим предприятиям не обязательно использовать, предусмотренные законом формы, не стоит забывать, что штатное расписание является официальным документом, а значит должен как минимум соответствовать стандартам оформления документации. 

Кто составляет штатное расписание

Нет никаких четких правил по поводу того, кто должен составлять штатное расписание в компании. Это зависит от структуры организации и наличия в ней разных отделов. Как правило, этим занимается отдел кадров и бухгалтерия, которые согласовывают расписание с руководителями других отделов, а затем, с директором. В небольших компаниях этим занимается один человек, чаще всего бухгалтер.

Оригинал документа остается в документах компании, а копии передаются в отдел кадров и бухгалтерию. При необходимости, руководители отделов получают необходимые им сводки из расписания.

Выводы

Оформление штатного расписания по всем правилам хоть и занимает много времени, но в то же время позволяет административным отделам компании в будущем это время сэкономить на других задачах. Например, при найме новых сотрудников и пересчете зарплаты.

Поскольку штатное расписание является официальным документом, стоит следовать правилам и не допускать ошибок при его составлении. А все документы, которые уже утратили силу (за прошлые годы) стоит хранить, как минимум 5 лет.

Формы для заполнения вы можете скачать здесь:

Типовой план штатного расписания – Скачать Обычный бланк штатного распиания – Скачать

Источник: https://blog.hurma.work/shtatnoe-raspisanie-pravila-sostavleniya-i-utverzhdeniya-obrazecz-blanka/

Штатное расписание в вопросах и ответах

Обоснование штатного расписания образец
В нашу редакцию нередко поступают вопросы, касающиеся ведения такого важного кадрового документа, как штатное расписание. Ответы на наиболее актуальные из них мы представили в данной статье.

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г.

№ 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление № 1), штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответсвии с ее Уставом.

Оно содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Справка

Впервые унифицированная форма штатного расписания была утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26 (в составе унифицированных форм первичной учетной документации). В 2004 г. данная форма претерпела некоторые изменения.

Для работодателя штатное расписание является весьма удобным «инструментом», выполняющим сразу несколько функций. В частности, оно:

  • позволяет четко проследить организационную структуру компании (ее структурные подразделения);
  • закрепляет штатную численность структурных подразделений ­и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
  • позволяет проследить систему оплаты труда работников ­структурных подразделений;
  • устанавливает и закрепляет размеры надбавок;
  • облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора ­персонала на данные вакансии.

Обязательно ли наличие штатного расписания?

На данный момент существуют две точки зрения относительно ­обязанности работодателя по ведению штатного расписания.

Согласно первой наличие данного локального нормативного акта является обязательным, поскольку непосредственно затрагивает трудовую функцию работника и оплату его труда. Так, в Трудовом кодексе РФ штатное расписание упоминается в ст.

15, содержащей определение трудовых отношений, и в ст.

57, согласно которой существенным условием трудового договора является трудовая функция, а именно: работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности ­с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы.

Согласно другой точке зрения работодатель самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения штатного расписания. Обоснованием такой позиции служат следующие аргументы. Во-первых, Постановлением № 1 утверждена рекомендуемая к использованию унифицированная форма штатного расписания (№ Т-3).

Упоминается штатное расписание и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 (далее – Инструкция № 69). В частности, в п. 3.

1 Инструкции отмечается, что записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

Как видим, ни в одном из перечисленных нормативных актов не закреплена обязанность работодателя по оформлению штатного расписания. Вместе с тем рекомендуем не пренебрегать ведением этого кадрового документа, поскольку проверяющие органы придерживаются именно первой точки зрения.

Так, Фонд социального страхования РФ обращает внимание страхователей (работодателей) на необходимость составления штатного расписания как документа, служащего для подтверждения правильности начисления страховых взносов1. Пенсионный фонд РФ при осуществлении сбора сведений о трудовом стаже застрахованных работников также неоднократно обращал внимание на необходимость наличия штатного расписания в организациях2.

Зачастую и налоговые органы при проведении выездных проверок запрашивают штатное расписание организации. К примеру, в решении Арбитражного суда г. Москвы от 28.04.2007 г.

по делу № А40-4332/07-117-33 отмечается, что «Налоговый кодекс РФ возлагает на налогоплательщика обязанность представлять по требованию налогового органа документы и сведения, необходимые для налогового контроля.

То обстоятельство, что трудовые договоры, штатное расписание, личные и индивидуальные карточки не являются документами налогового учета, само по себе не опровергает обязанности организации иметь такие документы и представлять их для выездной налоговой проверки, поскольку содержащиеся в них сведения могут иметь существенное значение для налогообложения».

Нередко отсутствие штатного расписания проверяющие органы расценивают как нарушение законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 500 до 5 000 руб.

, а организация – на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Но в силу того, что четкой обязанности работодателя по ведению этого документа в законодательстве не предусмотрено, данные санкции можно попытаться оспорить в судебном порядке.

Кто должен разрабатывать и утверждать штатное расписание?

После принятия решения о необходимости составления штатного расписания (если, конечно, его еще нет в организации) возникает следующий вопрос – кто должен разрабатывать данный документ кадрового учета?

Законодательство не определяет круг ответственных лиц, поэтому предполагаем, что этим вопросом должен заниматься руководитель предприятия. Может быть составлен отдельный приказ, возлагающий обязанность по составлению штатного расписания на конкретного сотрудника, либо эта обязанность может быть закреплена в трудовом договоре или должностной инструкции работника.

Как правило, в небольших организациях составлением штатного расписания занимаются сотрудники кадровой службы и (или) бухгалтерии, реже – работники юридической службы.

В крупных компаниях – планово-экономический отдел или отдел организации труда и заработной платы.

Если речь идет об индивидуальном предпринимателе, то этим может заниматься кадровик, бухгалтер (при наличии таковых в штате) или же сам предприниматель.

Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом (см. Пример 1). Реквизиты данного документа указываются в поле «Утверждено приказом организации от «____» _____________ 200__ № __» унифицированной формы № Т-3.

Обратите внимание, что даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут не совпадать. Так, штатное расписание может быть утверждено позже его составления, а дата его введения (вступления в законную силу) быть более поздней по сравнению с датами утверждения и составления.

С учетом того, что заработная плата начисляется работникам помесячно, штатное расписание логично вводить в действие с первого числа месяца.

Пример 1

Показать

В унифицированной форме № Т-3 также указывается период, на который утверждается штатное расписание. В связи с этим возникает ­следующий вопрос:

С какой периодичностью должно составляться штатное расписание?

Четкого ответа в законодательстве нет. Однако учитывая, что штатное расписание – это плановый документ, целесообразно составлять его на один год. Вместе с тем штатное расписание может быть утверждено один раз и действовать на протяжении нескольких лет.

Как правильно заполнить унифицированную форму № Т-3?

Итак, приступим непосредственно к составлению штатного расписания. Самым распространенным способом его оформления является заполнение унифицированной формы № Т-3. При этом следует руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденными Постановлением № 1.

Оформляем «шапку». Прежде всего в поле «Наименование организации» необходимо указать наименование организации в соответствии со свидетельством о регистрации. Если в свидетельстве содержится и полное, и краткое наименование, то в штатном расписании можно указать любое из них.

Затем указываются код по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), номер документа и дата его составления. Для удобства регистрации номер штатного расписания может содержать буквенный индекс (например, ШР).

Унифицированная форма № Т-З включает следующую формулировку: «Штатное расписание на период ______ с «___» ______ 20__ г.». Казалось бы, обозначение периода действия документа предполагает указание даты не только начала, но и окончания данного периода.

Нужно ли указывать окончание действия штатного расписания или достаточно обозначить, что штатное расписание вступает в законную силу с определенной даты? Очевидно, что унифицированная форма предполагает именно второй вариант.

Объясняется это тем, что в процессе осуществления деятельности в организации может возникнуть потребность в изменении штатного расписания, поэтому точно спрогнозировать срок окончания его действия весьма затруднительно.

Содержательная часть. Для удобства заполнения графы содержательной части штатного расписания пронумерованы. Всего их 10. Разберем ­заполнение унифицированной формы № Т-3, уделив внимание каждой графе.

В графе 1 («наименование») указывается наименование соответствующего структурного подразделения. Это могут быть как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д. (п. 16 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).

Для удобства работы со штатным расписанием структурные подразделения лучше располагать группами согласно их иерархии от администрации до обслуживающих подразделений.

Например, в первую очередь будут указаны подразделения, осуществляющие общее руководство (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров и др.

), затем – производственные подразделения или подразделения, осуществляющие основные функции организации, и в конце – вспомогательные и обслуживающие подразделения ­(административно-хозяйственная служба, отдел снабжения, склад и пр.).

В графе 2 («код») проставляются коды структурных подразделений, присвоенные им работодателем. Как правило, коды обозначаются цифрами, количество которых варьируется в зависимости от сложности структуры организации.

Это позволяет определить место каждого отдела (подразделения, группы и др.) в общей организационной структуре. К примеру, финансовому департаменту присвоен код 02.

Соответственно, входящие в состав департамента финансово-плановый отдел и бухгалтерия будут иметь коды 02.01 и 02.02.

В том случае, если в организации используется централизованная система документооборота, код структурного подразделения можно не указывать.

В графе 3 указываются должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника. Лучше, если эти данные будут приведены в соответствии с:

  • Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (введен ­постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 г. № 367);

Источник: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=7202

Вносим изменения в штатное расписание

Обоснование штатного расписания образец

Напомним, что штатное расписание образец  — это локальный нормативный акт, который отражает организационную структуру предприятия, его штатный состав и численность. В штатном расписании содержится перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий, размеры окладов (тарифных ставок), доплат и надбавок.

При его разработке применяется унифицированная форма № Т-3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Работодатель вправе адаптировать форму № Т-3 под нужды организации. Изменения должны быть оформлены соответствующим приказом или распоряжением (постановление от 24.03.99 № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»).

Обновлять штатное расписание можно по мере необходимости

Законодательно не установлено, на какой период нужно составлять штатное расписание и с какой периодичностью его обновлять. Этот вопрос отдан на откуп работодателю. Главное условие: штатное расписание должно быть актуальным.

Данное требование обусловлено тем, что наем, увольнение в связи с сокращением штата, переводы, изменения окладов — все эти кадровые действия производятся в соответствии со штатным расписанием.

В Трудовую книжку наименования должности и структурного подразделения также вносятся в соответствии со штатным расписанием.

Основания изменения штатного расписания

В зависимости от этапа «жизненного» цикла организации у нее меняются потребности в человеческих ресурсах, финансовые возможности.

Например, во время роста компании — это создание новых структурных подразделений, новых должностей, у «зрелой» стабильной фирмы — повышение зарплаты, в период кризиса — оптимизация структуры и сокращение штата… Такие события и являются основанием для внесения изменений в штатное расписание. Заметим, что порядок внесения изменений в штатное расписание всегда один, а вот сроки их внесения напрямую зависят от причины.

Если изменения не касаются работающих сотрудников

В том случае, когда будущие изменения штатного расписания не касаются ныне работающих сотрудников, сроки их введения в действие не принципиальны. Это справедливо, когда изменения связаны с созданием новых должностей, подразделений или выводом из штата вакантных позиций.

Если изменения касаются работающих сотрудников

Если меняются названия структурных подразделений, должностей у уже работающих сотрудников, готовится сокращение штата, подобные изменения необходимо утвердить не позднее двух месяцев до предстоящих преобразований.

И работников, которых коснутся изменения, надо предупредить в письменной форме тоже не менее чем за два месяца (ч. 2 ст. 74 ТК РФ). Особенно четко данные сроки необходимо соблюдать при проведении процедуры сокращения штата.

Читайте по теме: образец правил внутреннего трудового распорядка 2019 образец

Если в организации есть выборный профсоюзный орган, то и его необходимо оповестить о предстоящем сокращении не позднее чем за два месяца, при массовых увольнениях — за три месяца до события.

Помимо структуры организации, состава и численности штата, может вырасти уровень оплаты труда, например в связи с ростом инфляции работодатель решил с 1 января 2013 года проиндексировать1 зарплату на 6%. Это решение является основанием для внесения изменений в штатное расписание, как и изменение окладов по отдельным должностям.

Документооборот по внесению изменений в штатное расписание

Решение об изменении структуры, численности и фонда оплаты труда могут принять учредители или совет директоров.

Документальное оформление инициативы

Решение учредителей или совета директоров оформляется в виде протокола.

Инициировать изменение штатного расписания может и руководитель структурного подразделения, в котором такая потребность возникла. Для этого он пишет служебную записку (рис. 1 на с. 87) на имя руководителя организации. В служебной записке надо указать обоснование предстоящих изменений и их суть.

Приказ о внесении изменений

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Если руководитель согласен расширить штат, он издает приказ о внесении изменений в штатное расписание (рис. 2 на с. 88).

Дополнение к форме № Т-3 или новое штатное расписание?

На основании приказа вносят изменения в штатное расписание. Это может быть приложение к ранее утвержденному штатному расписанию или новая версия документа.

Рис. 1. Образец служебной записки

Приложение к штатному расписанию можно оформить на унифицированном бланке (рис. 3 нас. 89).

«Бумажные» формальности. В любом случае документ следует распечатать. Его должны подписать главный бухгалтер и руководитель структурного подразделения. А на первой странице необходимо указать реквизиты приказа о внесении изменений в штатное расписание. Далее документ необходимо зарегистрировать и подшить.

Если много штатных должностей. Если в штате организации много должностей, для оптимизации «бумажного» документооборота есть смысл оформлять изменения штатного расписания в приложении. Ведь часто распечатывать многостраничный документ будет достаточно трудоемко. Тем более что штатные расписания и изменения к ним нужно хранить постоянно. А для этого необходимы архивы больших площадей.

Учитывая, что в крупных организациях кадровый учет ведется с помощью специализированных программ, у кадровика и руководства компании всегда есть возможность получить актуальное штатное расписание в электронном виде на любую дату.

Рис. 2. Образец приказа

Штатных должностей мало. А вот в небольших компаниях, где нет автоматизированного учета, целесообразно изменения штатного расписания оформлять посредством создания его новой версии.

Рис. 3. Образец приложения к штатному расписанию

Источник: https://www.zarplata-online.ru/art/154069-vnosim-izmeneniya-v-shtatnoe-raspisanie

Адвокат Аврамов
Добавить комментарий